Pentingnya The First Contact
Kesan pertama tamu menerima fasilitas penginapan selama pendaftaran sangat penting dalam menetapkan dan membangun hubungan bisnis yang berkelanjutan. Para tamu yang disambut dengan ucapan yang tulus akan merespon positif ke hotel dan akan mengharapkan kesan serupa dari karyawan hotel lainnya. Jika tamu merasa mendapatkan playanan setengah hati saat datang, ia tidak akan antusias tentang fasilitas hotel dan akan lebih mungkin untuk menemukan kesalahan dengan hotel selama kunjungan. Tamu setiap hari mengharapkan untuk diperlakukan dengan hormat dan kepedulian, dan banyak hotel membuat upaya untuk memenuhi harapan mereka, mereka melakukan pelayanan yang terbaik untuk mengharapkan tamu kembali.
Apa yang merupakan sambutan hangat? Jawaban Ini bervariasi. dimulai dengan meja depan yang harus mempunyai sifat empati dengan perasaan traveler Para karyawan hotel yang perhatian kepada tamunya dalam keadaan yang lebih baik, mungkin akan mengurangi kecemasan, kegelisahan tamunya dan mereka harus menanggapinya dengan cara memahami yang positif.
Kesan pertama tamu menerima fasilitas penginapan selama pendaftaran sangat penting dalam menetapkan dan membangun hubungan bisnis yang berkelanjutan. Para tamu yang disambut dengan ucapan yang tulus akan merespon positif ke hotel dan akan mengharapkan kesan serupa dari karyawan hotel lainnya. Jika tamu merasa mendapatkan playanan setengah hati saat datang, ia tidak akan antusias tentang fasilitas hotel dan akan lebih mungkin untuk menemukan kesalahan dengan hotel selama kunjungan. Tamu setiap hari mengharapkan untuk diperlakukan dengan hormat dan kepedulian, dan banyak hotel membuat upaya untuk memenuhi harapan mereka, mereka melakukan pelayanan yang terbaik untuk mengharapkan tamu kembali.
Apa yang merupakan sambutan hangat? Jawaban Ini bervariasi. dimulai dengan meja depan yang harus mempunyai sifat empati dengan perasaan traveler Para karyawan hotel yang perhatian kepada tamunya dalam keadaan yang lebih baik, mungkin akan mengurangi kecemasan, kegelisahan tamunya dan mereka harus menanggapinya dengan cara memahami yang positif.
front
office
Front Office
merupakan salah satu Departemen besar didalam hotel yang biasanya masuk dalam Room Division
yakni divisi besar di dalam hotel yang terdiri dari 2 departemen besar Front
Office dan Housekeeping, dimana menangani kebutuhan dan operasional selama
penginapan terkait kebutuhan saat check in, selama menginap dikamar dengan
fasilitas yang dapat dinikmati tamu sampai dengan proses check out.
Front Office (Kantor Depan) merupakan
yang bertanggung jawab atas operasional di area kantor depan hotel terkait
dengan layanan check in tamu, menangani kebutuhan administrasi tamu selama
menginap dihotel dan proses check out tamu.
http://jenglis.blog.com/hotel-front-office/
Komponen Proses Registrasi
Proses pendaftaran adalah salah satu dari banyak poin OFD interaksi dengan
tamu landasan dari layanan penginapan selama dan setelah tamu tinggal. Pada
awal bagian ini, membahas tentang pentingnya menangkap data tamu yang
dikonfirmasi dari proses pemesanan sebelumnya, Sementara tamu dalam pelayanan ,
kita bisa berkomunikasi dengan mereka, memelihara catatan akuntansi yang
akurat, menanggapi tentang masalah keuangan dan menindaklanjuti layanan.
Menangkap data Guest
Ini adalah catatan penting awal nilai menangkap data tamu saat pendaftaran. Informasi ini digunakan oleh banyak karyawan di hotel untuk menyediakan layanan dan untuk tamu. Hal ini digunakan untuk tranfer pesan kepada tamu, menginformasikan staf untuk kebutuhan tamu, memeriksa latar belakang kredit dan biaya proses.
Tamu menerima panggilan telepon, pesan telepon, surat, paket dan transmisi fax hotel harus memberikan dan merekam ejaan yang tepat dari nama tamu, saat registrasi akan membantu operator telepon dan bellhop dalam mennangani tamu yang benar. Seseorang dengan nama belakang yang sama tidak boleh melewatkan pesan penting hanya karena lebih dari satu
Ini adalah catatan penting awal nilai menangkap data tamu saat pendaftaran. Informasi ini digunakan oleh banyak karyawan di hotel untuk menyediakan layanan dan untuk tamu. Hal ini digunakan untuk tranfer pesan kepada tamu, menginformasikan staf untuk kebutuhan tamu, memeriksa latar belakang kredit dan biaya proses.
Tamu menerima panggilan telepon, pesan telepon, surat, paket dan transmisi fax hotel harus memberikan dan merekam ejaan yang tepat dari nama tamu, saat registrasi akan membantu operator telepon dan bellhop dalam mennangani tamu yang benar. Seseorang dengan nama belakang yang sama tidak boleh melewatkan pesan penting hanya karena lebih dari satu
Tina. S.Rodriguez, TSRodriguez atau T.Samuel Rodriguez terdaftar di hotel.
Selain itu, karyawan hotel perlu tahu siapa tamunya, sehingga standar dapat
dilakukan. Misalnya, direktur keamanan menginginkan stafnya untuk mewaspadai
indikasi bahwa lebih banyak orang tinggal di kamar hotel. Tidak hanya
informasi, ini membantu dalam memberikan keamanan untuk tamu terdaftar tetapi
juga menyediakan penghasilan tambahan bagi hotel.
http://www.diniidris.blogspot.com/
http://www.diniidris.blogspot.com/
Reservation
inquiry
adalah proses pengumpulan informasi
tentang tamu meliputi :
Ø Nama tamu
Ø Alamat dan no telepon
Ø Nama perusahaan atau travel agent
Ø Tanggal kedatangan
Ø Tanggal keberangkatan
Ø Tipe dan jumlah kamar yang dipesan
Ø Harga kamar
Ø Jumlah orang yang akan menempati kamar
Ø Metode pembayaran
Ø Permintaan khusus
Petugas reservasi akan memasukan informasi tersebut ke dalam :
Ø Reservation form (formulir pemesanan)
Ø Computer terminal
Informasi tersebut merupakan data awal yang akan digunakan untuk membuat dokumen reservasi lainnya.
Ø Nama tamu
Ø Alamat dan no telepon
Ø Nama perusahaan atau travel agent
Ø Tanggal kedatangan
Ø Tanggal keberangkatan
Ø Tipe dan jumlah kamar yang dipesan
Ø Harga kamar
Ø Jumlah orang yang akan menempati kamar
Ø Metode pembayaran
Ø Permintaan khusus
Petugas reservasi akan memasukan informasi tersebut ke dalam :
Ø Reservation form (formulir pemesanan)
Ø Computer terminal
Informasi tersebut merupakan data awal yang akan digunakan untuk membuat dokumen reservasi lainnya.
SISTIM
RESERVASI
Tipe reservasi terdiri atas :
1. Manual (conventional)
Ø Semua informasi dicatat pada formulir reservasi kemudian dipindahkan kedalam reservation slip untuk hotel besar dan untuk hotel kecil reservation diary.
Ø Pada sistim manual ini untuk mengontrol keadaan kamar (masih ada kamar atau tidak) digunakan reservasion chart / room control sheet, di hotel besar disebut dencity chart dan di hotel kecil disebut conventional chart.
2. Computerize
Ø Penggunaan sistim computerize mempermudah dan mempercepat proses reservasi.
Ø Pada tahap awal tetap menggunakan reservation form kemudian langkah selanjutnya adalah mengentry / memasukan data ke dalam computer.
Tipe reservasi terdiri atas :
1. Manual (conventional)
Ø Semua informasi dicatat pada formulir reservasi kemudian dipindahkan kedalam reservation slip untuk hotel besar dan untuk hotel kecil reservation diary.
Ø Pada sistim manual ini untuk mengontrol keadaan kamar (masih ada kamar atau tidak) digunakan reservasion chart / room control sheet, di hotel besar disebut dencity chart dan di hotel kecil disebut conventional chart.
2. Computerize
Ø Penggunaan sistim computerize mempermudah dan mempercepat proses reservasi.
Ø Pada tahap awal tetap menggunakan reservation form kemudian langkah selanjutnya adalah mengentry / memasukan data ke dalam computer.
MEDIA RESERVASI
Media reservasi adalah alat penghantar atau penghubung reservasi antara pihak pemesan dengan hotel. Macam – macam media yang bisa digunakan adalah :
v Telepon
Suatu alat yang paling banyak digunakan untuk pemesanan kamar karena mudah dilaksanakan dan menghemat waktu adalah telepon. Kelemahan cara ini adalah bila pemesanan merupakan suatu overseas call / long distance call. Benturan yang biasanya menghadang adalah bahasa / dialek yang digunakan. Perbedaan bahasa / dialek seringkali menyulitkan petugas reservasi untuk mencatat dalam reservation form. Di samping itu reservasi melalui telepon juga tidak memberikan bukti konkrit karena hotel pada umumnya tidak menyediakan alat perekam.
v Surat
Reservasi melalui surat juga banyak dilakukan terutama untuk reservasi tamu rombongan dalam jumlah besar. Cara ini lebih efektif karena informasi yang akan disampaikan menjadi lebih jelas dan mudah dipahami.
v Telex
Media reservasi ini biasanya digunakan pada reservasi internasional dan lokal yang jaraknya cukup jauh. Peusahaan berskala besar pada umumnya memilih pesawat telex.
v Facsimile
Facsimile adalah alat elektronik berteknologi canggih yang fungsinya sebagai foto copy jarak jauh. Dengan demikian, berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima. Bedanya dengan telex, kalau telex menggunakan kode – kode tertentu. Banyak reservasi pada saat ini menggunakan media ini.
v Telegram
Telegram juga merupakan salah satu media reservasi namun cara ini sudah jarang digunakan.
v Kabel
Media reservasi ini merupakan cara lama dalam membuat pemesanan kamar. Sekarang sudah jarang digunakan. Cara ini merupakan cikal bakal sistim facsimile.
v Go Show
Go Show adalah reservasi yang dilakukan oleh orang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel. Yang melakukan cara ini biasanya adalah tamu yang sedang melakukan perjalanan dan belum membuat reservasi ke hotel.
Media reservasi adalah alat penghantar atau penghubung reservasi antara pihak pemesan dengan hotel. Macam – macam media yang bisa digunakan adalah :
v Telepon
Suatu alat yang paling banyak digunakan untuk pemesanan kamar karena mudah dilaksanakan dan menghemat waktu adalah telepon. Kelemahan cara ini adalah bila pemesanan merupakan suatu overseas call / long distance call. Benturan yang biasanya menghadang adalah bahasa / dialek yang digunakan. Perbedaan bahasa / dialek seringkali menyulitkan petugas reservasi untuk mencatat dalam reservation form. Di samping itu reservasi melalui telepon juga tidak memberikan bukti konkrit karena hotel pada umumnya tidak menyediakan alat perekam.
v Surat
Reservasi melalui surat juga banyak dilakukan terutama untuk reservasi tamu rombongan dalam jumlah besar. Cara ini lebih efektif karena informasi yang akan disampaikan menjadi lebih jelas dan mudah dipahami.
v Telex
Media reservasi ini biasanya digunakan pada reservasi internasional dan lokal yang jaraknya cukup jauh. Peusahaan berskala besar pada umumnya memilih pesawat telex.
v Facsimile
Facsimile adalah alat elektronik berteknologi canggih yang fungsinya sebagai foto copy jarak jauh. Dengan demikian, berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima. Bedanya dengan telex, kalau telex menggunakan kode – kode tertentu. Banyak reservasi pada saat ini menggunakan media ini.
v Telegram
Telegram juga merupakan salah satu media reservasi namun cara ini sudah jarang digunakan.
v Kabel
Media reservasi ini merupakan cara lama dalam membuat pemesanan kamar. Sekarang sudah jarang digunakan. Cara ini merupakan cikal bakal sistim facsimile.
v Go Show
Go Show adalah reservasi yang dilakukan oleh orang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel. Yang melakukan cara ini biasanya adalah tamu yang sedang melakukan perjalanan dan belum membuat reservasi ke hotel.
http://jenglis.blog.com/hotel-front-office/
Prosedur pendaftaran tamu
Prosedur pendaftaran tamu melibatkan beberapa langkah yang dilakukan, jika
diikuti secara akurat, memungkinkan manajemen untuk memastikannya, agar efisien
dan aman. Proses ini dibahas secara umum sebagai langkah-langkah berkaitan
dengan manajemen kantor depan yang efektif. Kemudian dalam bab ini, penggunaan
PMS (properti sistem manajemen) metode pendaftaran seperti.
1. Guest requests to check into the hotel.
1. Guest requests to check into the hotel.
2. Front desk clerk projects hospitality toward the guest.
3. Front desk clerk inquires about guest reservations.
4. Guest completes registration card.
5.Front desk clerk reviews completeness of registration card.
6. Front desk clerk verifies credit.
7.Front desk clerk makes room selection.
8. Front desk clerk makes room assignment.
9. Front desk clerk assigns room rate.
10. Front desk clek discusses sales opportunities for hotel products and
services with guest.
11. Front desk clerk provide room key.
HANDLING RESERVATION :
1. Greeting
2. Guest request
3. Check reserervation chart
4. if Available:
– reservation form
– reservation chart/computer
– confirmation
– insert to file
5. If not available:
– offered alternative
– if yes, record in reservation form (same step above)
– if not, reject/cancelled
– insert to file
1. Greeting
2. Guest request
3. Check reserervation chart
4. if Available:
– reservation form
– reservation chart/computer
– confirmation
– insert to file
5. If not available:
– offered alternative
– if yes, record in reservation form (same step above)
– if not, reject/cancelled
– insert to file
http://jenglis.blog.com/hotel-front-office/
